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成本之王碧桂园,现在竟然是这样做签证变更的!

签证资讯 发布于 2023-6-5 08:25

“未来的区域总、项目总的年薪应该在千万元、百万元级别以上。”在碧桂园集团某次高管会议上,董事局主席杨国强说的这句话极具激励性。事实上,碧桂园自从推行成就共享、同心共享“双享”计划以来,推动了无数个项目 ...


“未来的区域总、项目总的年薪应该在千万元、百万元级别以上。”在碧桂园集团某次高管会议上,董事局主席杨国强说的这句话极具激励性。事实上,碧桂园自从推行成就共享、同心共享“双享”计划以来,推动了无数个项目如期交付,也成就了诸多年薪千万的员工。高激励的背后,对项目利润和资金回笼的要求也相当高,衡量标尺为“快开发、快周转、高盈利”,即净利润越高,资金回笼越快,所获的红利回报就越高。


随着近年来地价越来越高,行业利润率持续下滑,如何有效保障项目利润,对于房企尤其是成本部门而言,提出了新的挑战与要求。在这个大背景下,碧桂园集团成本管理部门在2016年初就开始探索通过与供应商高效协同,来提高成本管理的精准性及可控度,有效保障项目利润及开发进度,以达成“快开发、高盈利”的衡量标尺。


动态成本的“烦恼曲线”


你有没有?


说到成本部门的新挑战与新要求,可以从地产行业成本人员的心头痛开始说起,说的就是动态成本管理,甚至有一条他们都非常熟悉“烦恼曲线”。


为什么“烦恼”呢?一方面,集团对项目会下达各种考核指标,如动态成本变更率等,导致在项目过程中经常出现大量有意或无意的压单。特别是在赶施工进度、销售节奏时,往往对变更签证等扯皮不清的部分采取“搁置争议、施工先行”的方式,导致压单情况更为明显,行业对此戏称为“动态成本不动”。


而另一方面,一旦进入竣工结算阶段,大量变更签证的成本补录,当即暴露出非常严重的成本超支,尽管如碧桂园等标杆企业此前都会有一系列补录制度,但大量超支成本已成事实。这种情况在业内屡见不鲜,对于碧桂园“双享”计划的达成更是隐患。


签证变更在线化


碧桂园签证管理有实效


为了让“动态成本”真正“动起来”,碧桂园集团选择以变更签证作为前期重点发力和优化的环节,重新梳理了成本系统中的签证变更业务,将原先的线下纸质处理及补录模式切换为线上电子提交及实时录入模式。此外还创新性地实现了签证管理“三单”变“两单”。


1.变更签证在线化,让动态成本“动起来”


对于变更签证而言,首先是事前申报,预计要花多少钱,反映到动态成本里。事前申报发完单以后去填具体变更的内容,包括变更的名称、类型、原因、项目现场的图片,另外像签证变更涉及到工程量的清单,也可一并录入,如果工程量清单比较多,可通过PC端导入Excel表。确认审批通过以后,会给施工单位发一个指令单或工程联系单让其施工,施工完以后进行确认。


▲签证变更业务在线化


移动签证使用者为甲方、监理、乙方三方,即由工地现场的三方在手机端直接发起变更申报,填写上报需要的工程清单、图纸、照片。申报完以后,成本人员会对相应的牵扯面和成本进行分摊,因为有可能一个签证涉及到多个环节的成本变化,分摊完以后走内部审批,自动生成内部审核的签字审批报告。


内部审批通过之后,会通过系统发消息给施工单位和现场工程师,然后施工单位去施工,施工完以后,由乙方单位去填完工确认单,包括实际的完工量和完工内容,然后在系统中发起审批,这个涉及项目现场的收方明确工程量,收完以后在系统中直接审批,在手机上直接完成。碧桂园要求完工后15个工作日内,必须在系统内申报当月完工情况,过时则不认工程量。


完工后确认没有问题,再点击签发,又进入到网络确认。这个金额可能和当时申报的金额不一致,所以可对成本再做一次确认,再走一次审批流程,审批之后生效,这个签证变更就完成了。从而,在工地现场即可进入到完工审批流程,三方参与进来,反映动态成本和变更的这部分数据最及时、最有效,最后还有一个留档。


此前,甲方收到乙方的单子后要扫描,资料多了,则可能是一份一份来录,一单一单来跑,现在可以做到一个月集中批量把所有确认生效的签证单都打印出来盖章,直接提供即可。同时,审批通过了会通过手机发消息通知,比如什么时间完成到什么程度、走什么审批等,透明可知。


碧桂园之前一个签证走线下纸质的模式一般要3个月才能实现盖章、签字、确认,而其项目滚动特别快,可能半年就售完,如果数据滞后3个月,则很难依据单方成本对销售定价的影响情况来做出有效、快速的决策。现在碧桂园变更签证走线上模式,基本上1个月就可以全部搞定,极大地提升了效率,也很好地支撑了集团的及时决策。无怪乎碧桂园总裁莫斌亲自指示全集团全面推广签证变更新模式。


2.在线化签证,碧桂园如何“三单”变“两单”?


碧桂园原来是“三单”管签证,即签证变更申请单、发给施工单位的工程联系单、签证变更单。


对于签证变更申请单,一是编号要唯一且连续,因此常常要翻箱倒柜找上次的编号,作为本次编号的依据,而编号太长总部考察人员也会直接扣分;二是变更签证的内容可随意改动;三是5万以内项目现场工程总审核,5万到100万可能要区域总签字,从分公司邮寄到区域公司,往来耗时漫长、效率低,而超过100万的还要递送到总部,周期更长。此外,盖章和回执等,往来效率也非常低。


对于工程联系单,有编号问题,也有盖章的问题,而涉及到三方盖章,还有一个回执,一去一来,又是耗时耗力。


对于做结算时候的签证变更单,有三个编号:内部编号、外部编号、系统编号。光填编号都很复杂,而且修改随意,工程师还要把工程内容中的数字用中文大写全部腾一遍,为的就是防止修改数字。此外,单子原件一式5份,附件和图纸是必须要求的,碧桂园要求现场签证的图片,在施工前、施工后每个阶段不少于3张,且要标识拍照日期和图片文字说明,文字说明的填写也有规范要求,每张图上都有监理、甲方、施工单位三方的签字和盖章,办下来非常不容易,尤其是每个签证都必备的工程量清单,要把数字全部用中文大写写一遍,量非常大。最后,一份签证单有56个签名、25个盖章,还要一式5份。碧桂园某项目工程经理提到,一个月最后两天不用干别的,就坐在办公室签字,签半天还不一定签得完。据统计,最快的1个月能办完,慢的话要3~6个月。


那么,“三单”变“两单”是如何实现的?第一个就是把事前申报单与工程联系单合并,通过线上进行内部审批,通过之后直接打印工程指令单,作为施工依据,系统自动编好单子编号,并自动打印工程师签名。


第二个是现场完工确认单,这是未来乙方单位做结算的单子,这个单子附上二维码,通过手机一扫,就知道系统中是否有,避免伪造。这些编号未来都可以通过系统自动生成,包括签名等,可直接打印出来,只需要盖章就可以了。此外像完工确认的编号、工程量清单以及项目的审批时间、意见,区域的审批,都可以打印出来,不需要手签。


三单变两单,附件的一些图纸、照片全部以线上的资料为准,就不再把图纸打印出来。在ERP里面,未来会输出一个变更签证的台账,做到月清,施工单位过了三五个月再去报之前的签证是不允许的,通过这个手段实时明确项目变更签证的情况。


碧桂园原来在项目层面上要对接5个公司,5个公司再对接50个施工单位,量很大,全部压在一个项目成本人员身上,效率非常低,未来这50个施工单位直接在线处理,包括基础数据的录入,效率会更高。而且乙方比甲方更有积极性,更关心单子审没审、生没生效,出发点都不一样。先走线上流程,最后走线下纸质手续补充,快速提高项目现场签证变更的效率。


甲乙方扯皮“双输”?


找到共同语言拒绝互相伤害


当然,动态成本“动起来”,和实现“三单”变“两单”,都还只是碧桂园创新使用的工程协同平台中的签证变更功能,实际上,工程协同平台还可解决房企其他诸多痛点。当前许多开发商与施工单位(甲乙双方)之间还存在一个比较尴尬的合作关系,比如单据造假难以核实、结算扯皮互相伤害等。


一方面,由于项目上经常存在大量的人员离职、调岗、换项目,导致施工过程中大量文档资料遗漏,由此引发各类单据造假、核实工作量巨大、结算扯皮事件,或者拖着不结算,也不利于其他项目的工程进展,导致甲乙双方“双输”局面。


另一方面,对于乙方供应商来说,找人签字盖章时间长,甲方压单、漏单也只能干着急,甲方有时候也很冤,因为线下纸质模式做结算时很多还要全部复核一遍,效率非常低,碧桂园早前甚至还有在结算3年前合同的情况,几百号人专职做这些,仍有大量工作积压。这种情况下,请款流程不透明,合同结算周期长,干了活拿不到钱,等等,乙方也一直渴望能有个平台与甲方实现信息互联互通。


如何避免上述种种“伤害”?碧桂园工程协同平台,其使用者主要是地产项目总以及施工单位,包括项目部的项目经理、监理工程师和现场工程师;乙方协同则包括合同的负责人、现场工程师、财务人员等,即围绕合同进行一个全生命周期的协同,逐步从线下搬到线上,提升效率。


首先,全面无纸化,从线下补录到线上实时录入。


说到无纸化,有人会问:通过信息化管理,变更、签证和发票不是已经数字化了?实际上,项目现场的签证单、钱款单、工程量清单以及现场图纸、照片全部都是纸质的,可以说业务、数据还是两张皮,具体项目的现场管理还是线下的、纸质的。


而通过移动工程协同平台与内部系统做无缝化对接,则不需要纸质、线上各走一遍,甲乙双方的工程师就能把业务从线下搬到线上。比如,开发商内部一个款项审批通过后可以经由系统自动推送到施工单位手机,告知开票时间、可以提供的发票资料等,无需再通过电话线下传递;又如,未来还将把纸质单据变成数据化应用,提效的同时沉淀现场数据,为企业智慧管理与决策提供依据。


其次,“傻瓜式申报”,隐蔽工序实时检验,离线上传现场图片。


由于前期的项目工地基本不具备网络条件,再加上工程师使用电脑上的ERP系统,难以在工地现场录数据。随着科技发展,现在只要有智能手机,利用工程协同平台,就能实现“傻瓜式”申报,现场拍摄工地照片,尤其针对某些隐蔽工序的检验来说更是“及时雨”。就算现场手机网络信号被屏蔽了也没有关系,平台的离线技术依然可帮助工程师轻松上传照片。


再次,存档电子化,工程量清单同步沉淀数据。


与此同时,相关工程量清单、工程图纸等附件均为电子版存档,也有效规避了传统的纸质文档容易遗漏或造假的弊端,而且过程中的工程量清单也有利于沉淀相关指标数据,为后续清单招标奠定数据基础,提供参考依据。


最后,打破内外部信息鸿沟,大家好才是真的好。


在抓好内部成本管理的同时,碧桂园也特别看重外部服务的质量。移动工程协同平台提供的各类待办事宜及事项通知的智能提醒,合同台账、付款进度、产值与发票开具等实时查询功能,有效地弥合了企业内部与外部的信息鸿沟。


对于甲方或监理工程师,能够及时查阅待审批事项,并快速处理相关审批业务,及时获取内部审批信息;对于乙方工程师,可随时了解审批进展情况,审批通过后获得手机端的及时通知提醒,并可进行在线短信、电话的催办。


小结


综上,施工单位、项目现场、地产公司/集团三方得以成为一个共赢体系。


对于施工单位而言,一是审批过程透明,可随时查看单据审批进度,方便单据追踪;二是方便业务平台交互,减少线下纸质交互;三是提高结算效率,合同结算数据自动汇总,无需反复核算,避免扯皮,避免在结算阶段补单。


对于项目工程部而言,一是单据、文档管理规范,不再丢单、压单,节约人力,电子化单据防伪标示,有效杜绝恶意造假;二是审批过程透明,随时查看单据审批进度,方便追踪,减少沟通成本;三是有效做到事前控制。


对于公司成本部而言,一是严格控制签证,通过工联单提前了解签证内容和预估造价,提前进行合理性和成本影响分析;二是提高结算效率,签证过程及时确认造价,避免结算阶段扯皮;三是加强过程监控,有利于及时、真实、完整地反映成本。


对于集团成本中心而言,一方面有效监控全集团业务进度和成本情况;另一方面动态成本更加准确、及时。


作者:黄乐;编辑:王亚辉。更多交流与互动,欢迎添加微信号joleandsophia


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